Assistenz der Geschäftsführung

Online seit: 26.05.2026
Ablaufdatum: 07.07.2026

Beschreibung

Der Rat für Forschung, Wissenschaft, Innovation und Technologieentwicklung (FORWIT) ist ein gesetzlich eingerichtetes, unabhängiges Gremium mit dem Auftrag, die österreichische Bundesregierung in allen wissenschafts-, forschungs- und innovationspolitischen Belangen zu beraten. Die Ratsversammlung setzt sich aus 12 Mitgliedern zusammen, die von der Geschäftsstelle bei der Ausarbeitung und Entwicklung von Stellungnahmen und Empfehlungen unterstützt werden. Die Geschäftsstelle zeichnet sich durch Kompetenz, Teamgeist, Flexibilität und eine hohe Expertise über das österreichische FTI-System aus, wodurch die effiziente Bearbeitung eines breiten Portfolios gewährleistet ist.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d) mit frühestem Dienstbeginn am 1. September 2026. Die ausgeschriebene Stelle ist eine Karenzvertretung. Es besteht die Möglichkeit einer Entfristung.

Ihre Aufgaben

Das Back Office unterstützt die Geschäftsführung und die Referent:innen in der Stakeholderkoordination, bei der Reise- und Veranstaltungsorganisation, bei der Vorbereitung der regelmäßigen Ratssitzungen und Aufsichtsratssitzungen sowie bei der Buchhaltung. Als Assistent:in übernehmen Sie insbesondere die Terminkoordination des Geschäftsführers, die Organisation und Verwaltung der Büroinfrastruktur, den Telefondienst und die Verwaltung der Post. Sie unterstützen die Mitarbeiter:innen der Geschäftsstelle darüber hinaus durch kleine Recherchen und führen Protokoll der internen Teambesprechungen.

Ihr Qualifikationsprofil

• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• gute Kenntnisse im Umgang mit MS Office oder einer vergleichbaren Suite
• Genauigkeit und strukturierte und eigenständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und hoher Grad an Selbstorganisation
• Team- und Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Engagement und Eigenmotivation
• Matura

Wünschenswerte Zusatzqualifikationen

• Erfahrung mit der effizienten Erledigung der Aufgaben eines Back-Office bzw. Sekretariat einer Geschäftsführung
• Erfahrung mit Recherche-Aufgaben, insbesondere zu Datenzusammenstellungen
• Fortbildungen im Bereich MS 365 und/oder Sharepoint bzw. vergleichbarer Organisationssoftware
• Kenntnis der österreichischen Bundesverwaltung im Überblick, Interesse an politischen Prozessen
• Umgang mit Literaturdatenbanken und Literaturverwaltungsprogrammen (z.B. Zotero)

Wir bieten

Wir bieten eine Teilzeitstelle (20 Stunden/Woche) mit festgelegten Dienstzeiten mit einem monatlichen Bruttogehalt von € 1.150 (14 Gehälter pro Jahr) ab Herbst 2026 in einem motivierenden und intellektuell anregenden Arbeitsumfeld. Je nach Qualifikation kann ein höheres Gehalt vereinbart werden. Die jährliche Valorisierung des Gehalts orientiert sich an den Abschlüssen im öffentlichen Dienst. Die Geschäftsstelle des FORWIT zeichnet sich insbesondere aus durch:

• eine wertschätzende Teamkultur in einem diskriminierungsfreien Arbeitsumfeld
• Weiterbildungsangebote zur Unterstützung Ihrer beruflichen Entwicklung
• einen zentral gelegenen Bürostandort in Wien mit voll ausgestatteter Arbeitsinfrastruktur

Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Dienstzeugnisse sowie Nachweise über Ausbildung und ggfs. Weiterbildung) unter dem Betreff „Assistenz“ bis spätestens 26. Juni 2026 an Dr. Thomas König ([YjY0dGFnOm1haWx0bzpvZmZpY2VAZm9yd2l0LmF0]). Wir bearbeiten alle Bewerbungen erst nach Ablauf der Bewerbungsfrist. Ihre personenbezogenen Daten werden selbstverständlich vertraulich und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Für weitere Informationen oder Rückfragen wenden Sie sich bitte direkt an Thomas König.

Eckdaten

Vertragsart:	Befristeter Dienstvertrag
Stundenanzahl:	20 h/Woche
Gehalt:	€ 1.150 EUR pro Monat