KI & IT Operations Assistant

Online seit: 10.06.2026
Ablaufdatum: 22.07.2026

Beschreibung

vienna communications ist das Contact Center für anspruchsvolle Service-Anliegen im öffentlichen und privaten Bereich. Wir verbinden Contact Center, tiefgehendes Prozessverständnis, Technik und Betrieb zu integrierter KundInnen-Kommunikation. Von der Analyse über Beratung bis zum 24/7-Betrieb. Menschlich, technologisch, skalierbar. Wir verbinden persönliche Betreuung mit moderner Technologie. Eine modulare Omnichannel-Architektur bündelt alle relevanten Kanäle in einer zentralen Plattform. Dabei setzen wir KI-Tools gezielt ein. Im Service-Center unterstützen sie u.a. die Gesprächsführung und die automatisierte Bearbeitung wiederkehrender Themen. Gleichzeitig nutzen wir KI-Lösungen zur Optimierung von Business Prozessen über den KundInnenservice hinaus: etwa für Prozessanalysen, Prognosen, Qualitätssicherung und die datenbasierte Steuerung von Abläufen.

Als KI & IT Operations Assistant arbeitest du direkt mit dem Leiter Technologie & Innovation an der praktischen Einführung und Umsetzung von KI im Unternehmen. Dein Fokus ist nicht Theorie, sondern konkrete Umsetzung im Alltag: Automatisierung, Integration und produktiver Einsatz von KI in bestehenden Systemen.

Deine Rolle
Du bewegst dich an der Schnittstelle von IT Operations, Automatisierung und KI:

60 % KI & Automatisierung
40 % IT Operations & Systemverständnis
Ziel: konkrete Use Cases identifizieren, umsetzen und produktiv etablieren

Deine Aufgaben
KI Integration & Automatisierung
Umsetzung von KI Use Cases in bestehenden Prozessen (z. B. M365, interne Tools)
Aufbau und Weiterentwicklung von:
Bots (Copilot Studio)
Workflows (Power Automate Flows)
Erstellung und Optimierung von Prompts, Automatisierungen und Anwendungsszenarien
Unterstützung bei Integration von KI über APIs und bestehende Systeme
Mitarbeit bei PoCs und Pilotprojekten (inkl. Test & Dokumentation)
Microsoft 365 & Plattformen

Einsatz und Weiterentwicklung von:
Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio (Bot-Entwicklung)
Power Automate (Flows, Prozessautomatisierung)
Integration in Arbeitsprozesse (z. B. SharePoint, Teams, Outlook)
IT Operations & Systemverständnis
Unterstützung bei IT-relevanten Fragestellungen im Tagesgeschäft
Analyse bestehender Systeme und Prozesse (inkl. Automatisierungspotenziale)
Mitarbeit bei Berechtigungen, Setups und einfachen Integrationen
Schnittstelle zwischen IT, Fachbereich und externen PartnerInnen
Security & Governance

Mitwirkung bei der sicheren Einführung und Nutzung von KI-Lösungen
Unterstützung bei Themen wie:
Datenschutz (DSGVO) im Kontext von KI-Nutzung
Zugriffskonzepte und Berechtigungen
Sicherer Umgang mit Prompts und sensiblen Daten
Dokumentation von Use Cases und Datenflüssen
Unterstützung bei der Etablierung von internen Richtlinien und Best Practices für KI
Konkrete erste Ziele

Aufbau von ersten produktiven KI-Lösungen, u. a.:
Self-Service Bots (z. B. interne IT / Prozess-Auskunft)
Bots für Selbstbeauskunftung (z. B. Mitarbeiter- oder Prozessdaten)
Unterstützung von Controlling-Prozessen (Reporting, Datenaufbereitung)
Umsetzung von ersten Power Automate Flows zur Prozessautomatisierung
Integration von Copilot in konkrete Arbeitsabläufe (z. B. Dokumentation, Analyse, Kommunikation)
Identifikation und Umsetzung von 2–5 konkreten KI Use Cases im Unternehmen
Zusammenarbeit & Abstimmung
Enge Zusammenarbeit mit dem Team Technologie & Innovation
Abstimmung mit IT, Fachbereichen und externen Partnern
Unterstützung bei Schulungen, Präsentationen und internen Unterlagen
Beobachtung & Lernen

Verfolgung neuer Entwicklungen im Microsoft KI Ökosystem
Aufbereitung relevanter Neuerungen für das Team
kontinuierlicher Kompetenzaufbau im Bereich KI & Automatisierung

Dein Profil

Must-have
abgeschlossene IT-Ausbildung
gute IT-Basiskenntnisse (Systeme, Netzwerke, Cloud, Tools)
praktische Erfahrung mit:
Microsoft 365 (inkl. Copilot von Vorteil)
KI Tools (z. B. OpenAI, Claude, Gemini)
Verständnis für Prozesse, Daten und Automatisierung
hohe Lernbereitschaft und Interesse an KI
Hands-on Mentalität (Umsetzung statt nur Konzept)
strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise
Freude daran, Neues zu lernen und umzusetzen

Nice-to-have
Erfahrung mit:
Power Automate (Flows)
Copilot Studio / Bot-Plattformen
Grundverständnis von APIs oder Integrationen
Erfahrung im Projekt- oder Innovationsumfeld
Erfahrung mit hybriden IT-Landschaften
Wichtig für dich zu wissen

Kein klassischer 1st-Level Support Job
Kein reiner Developer Job, Fokus liegt auf Umsetzung, Integration und Automatisierung im realen Betrieb
Deine Einbindung im Unternehmen

Du arbeitest direkt im Team für Technologie & Innovation
keine disziplinarische oder strategische Letztverantwortung
klare Aufgaben, Prioritäten und fachliche Begleitung
Möglichkeit für Weiterentwicklung

Wir bieten dir
Einstieg in ein zukunftsrelevantes Themenfeld (KI & Innovation)
Enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Technologie Lead
Strukturierte Einarbeitung und kontinuierliches Lernen
Ziel ist, dass du dich innerhalb von 12–24 Monaten zu einem KI Integration Specialist entwickelst. Schwerpunkte: Integration von KI in Produktionssysteme, Automatisierung von Geschäftsprozessen, Umgang mit APIs und Schnittstellen, Entwicklung skalierbarer KI Use Cases
Konkrete Use Cases statt theoretischer Konzepte
Flexible Arbeitsmodelle (Hybrid)
Kollegiales Umfeld mit Fokus auf Qualität statt Aktionismus
Einen wunderschönen Arbeitsplatz in unmittelbarer Nähe der U2 und Prater

Gehalt
Für diese Position gilt ein Monatsbruttogehalt ab 3.200 €, mit Bereitschaft zur Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung.

Warum diese Rolle spannend ist
Du arbeitest direkt an der Frage: Wie bringt man KI wirklich in den produktiven Unternehmensalltag – sicher, effizient und skalierbar?

Interesse?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf unter: viennacommunications.com/job/ki-it-operations-assistant/
Werde Teil unseres Technologie & Innovationsteams und gestalte mit uns den praktischen Einsatz von KI im Unternehmen.

Eckdaten

Vertragsart:	Unbefristeter Dienstvertrag
Stundenanzahl:	40 h/Woche
Gehalt:	3200 EUR pro Monat