Office- und Empfangsassistent:in (Office- und Empfangsassistent:in Teilzeit | 25 Wochenstunden | Standort: 1220 Wien)

Online seit: 02.09.2025
Ablaufdatum: 14.10.2025

Beschreibung

Die Wiener Sozialdienste sind eine der größten Non-Profit-Organisationen im sozialen Bereich in Wien. Wir setzen uns dafür ein, dass Menschen – egal, in welcher Lebenslage – die passende Unterstützung bekommen.
Was uns als Arbeitgeberin ausmacht? Ein Miteinander auf Augenhöhe. Ein klarer Rahmen, der Freiraum schafft. Kolleg:innen, die für einander da sind – fachlich und menschlich.

Office- und Empfangsassistent:in
Teilzeit | 25 Wochenstunden | Standort: 1220 Wien

Das wird Ihr Aufgabengebiet
Als Assistenz im Office- und Empfangsbereich des Zentrums für Entwicklungsförderung sind Sie die erste Anlaufstelle für Kinder, Eltern und externe Partner:innen. Sie gestalten den Empfang freundlich, professionell und sorgen für eine reibungslose Organisation im Hintergrund.

• Sie betreuen Eltern im telefonischen Erstkontakt und geben erste Auskünfte.
• Sie empfangen Kinder und Eltern persönlich und übernehmen die Anmeldung.
• Sie sorgen dafür, dass im Hintergrund alles rundläuft – von Terminvereinbarungen über Korrespondenz bis hin zu Ablage und Schreiben nach Diktat.
• Sie unterstützen Therapeut:innen und Ärzt:innen tatkräftig bei administrativen und organisatorischen Belangen und schaffen Freiraum für ihre Arbeit mit den Familien.
• Sie sind zentrale Ansprechperson für Patient:innen, Angehörige, Beratungsstellen, Behörden und interne Kolleg:innen - kompetent und verlässlich.
• Zusätzlich übernehmen Sie verantwortungsvolle Sonderaufgaben, je nach Zuständigkeit, z. B. Personaladministration, Koordination des Facility Managements, Handkassa oder ähnliche administrative Themen.

Das bringen Sie mit
Organisationstalent und ein freundliches Auftreten sind Ihre Basis – Verlässlichkeit und Teamgeist Ihre Stärke.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Maturaniveau (HAK, HLW o.Ä.).
• Sie bringen idealerweise Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit.
• Sie haben fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office.
• Sie sind bereit, im Wechseldienst wochentags zwischen 8:00 und 18:00 Uhr zu arbeiten.
• Sie begegnen Kindern und Eltern einfühlsam, freundlich und kompetent.
• Sie bringen Teamorientierung, Hilfsbereitschaft und Zuverlässigkeit mit – und handeln jederzeit diskret und souverän.

Das ist unser Angebot für Sie

• Ein sicherer Arbeitsplatz mit Sinn: Freuen Sie sich auf eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem etablierten Unternehmen – als Teil eines engagierten, multiprofessionellen Teams, das sich gegenseitig stärkt und unterstützt.
• Ein gutes Umfeld für Ihre Arbeit: Moderne Ausstattung, gute öffentliche Anbindung und ein barrierefreier Arbeitsplatz schaffen die richtigen Rahmenbedingungen.
• Umfassendes Onboarding und strukturierte Einschulung: Eine fundierte Einschulung für einen gelungenen Einstieg in Ihre neue Aufgabe.
• Ihr Fachwissen – aktuell und praxisnah: Laufende Fortbildungsmöglichkeiten, um Ihr Fachwissen aktuell zu halten und sich persönlich weiterzuentwickeln.
• Ihr Wohlbefinden zählt: Profitieren Sie von einem vielseitigen Kursangebot im Rahmen unserer betrieblichen Gesundheitsförderung.
• Alle unsere Vorteile für Mitarbeitende finden Sie auf www.wienersozialdienste.at/unsere-benefits

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Das kollektivvertragliche Mindestgehalt auf Basis von Vollzeitbeschäftigung (37 WStd.) beträgt ab € 2.794,50 brutto pro Monat laut SWÖ-KV. Ihr genaues Gehalt hängt von den anrechenbaren Vordienstzeiten ab.

Wiener Sozialdienste
z.H. Frau Jelena Grubješić, MA
1020 Wien | Ernst-Melchior-Gasse 22
www.wienersozialdienste.at/offene-stellen

Eckdaten

Vertragsart:	Unbefristeter Dienstvertrag
Stundenanzahl:	25 h/Woche
Gehalt:	ab € 2.794,50 brutto auf Basis Vollzeit laut SWÖ-KV. EUR pro Monat