Projekt- & Executive Assistant (M/W/D)

Online seit: 09.10.2025
Ablaufdatum: 19.11.2025

Beschreibung

Swing Kitchen – plant-based burger perfection

Swing Kitchen ist eine österreichische Systemgastronomie mit Fokus auf hochwertige, pflanzliche Burger mit Standorten in Österreich und der Schweiz. Wo Nachhaltigkeit Genuss trifft - begeistern wir hunderttausende Gäste jährlich. Wir stehen für höchste Qualität, gelebte Nachhaltigkeit und ein einzigartiges Restauranterlebnis.

In einer herausfordernden Transformations- und Sanierungsphase suchen wir eine:n motivierte:n, strukturierte:n und hands-on arbeitende:n Sparringpartner:in die/der Geschäftsführung, die operative Entlastung schafft und gleichzeitig Struktur und Übersicht in Projekten gewährleistet.

Deine Aufgaben
1. Operative Entlastung

• Unterstützung bei Bestellungen, Lieferantenkoordination und administrativen Prozessen**
• Pflege und Organisation von Daten in unserem ERP-System („meinBusiness“)**
• Vor- und Nachbereitung von Unterlagen (z. B. Rechnungs- und Reportingsammlungen)**

2. Projektmanagement & Koordination

• Strukturierung, Planung und Nachhalten zentraler Projekte (z. B. Menü-Launch, interne Kommunikation, Franchise-Updates)**
• Erstellung von Projektplänen, To-Do-Listen, Timelines und Status-Reports für die Geschäftsführung**
• Laufende Kontrolle von Deadlines und Verantwortlichkeiten - proaktives Nachhalten im Team**
• Schnittstelle zwischen HQ, Stores, Franchise-Partnern und externen Partnern zur Sicherstellung der Umsetzung
  Unterstützung bei Change-Management-Prozessen und Transformationsprojekten**

3. Unterstützung der Geschäftsführung

• Vorbereiten und Zusammenfassen von Finance- und Controlling-Informationen (z. B. Reportings, Forecasts, Bankunterlagen)**
• Erstellung von Präsentationen, Briefings und Kommunikationsvorlagen**
• Eigenständige Kommunikation mit internen und externen Stakeholder:innen im Namen des Geschäftsführers**
• Organisation und Nachbereitung von Meetings, inklusive Dokumentation von Entscheidungen und To-Dos**

Dein Profil

• Erste Berufserfahrung im Projektmanagement, in einer Assistenzrolle oder im Bereich Operations**
• Hands-on-Mentalität und Freude an operativer Arbeit (Excel, Systeme, Organisation)**
• Hohe Eigeninitiative, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen**
• Fähigkeit, komplexe Projekte in überschaubare Arbeitspakete zu zerlegen und Deadlines nachzuhalten**
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl intern als auch extern**
• Belastbar und flexibel - du fühlst dich wohl in einer Transformationsphase**
• Fließende Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse**

Warum Swing Kitchen?

• Enge Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und Einblick in die Transformation eines bekannten Gastronomie-Startups**
• Eine Schlüsselrolle in einer spannenden Restrukturierungs- und Wachstumsphase**
• Möglichkeit, dich mittelfristig in Richtung Chief of Staff oder Projektleitung weiterzuentwickeln**
• Ein dynamisches Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen und viel Verantwortung**
• HQ-Büro in zentraler Lage im 4. Bezirk nahe Karlsplatz**

Gehalt
Für diese Position ist ein kollektivvertragliches Jahresbruttomonatsgehalt ab € 34 594 (Vollzeit) vorgesehen. Das tatsächliche Gehalt richtet sich nach Qualifikation und Erfahrung, ist verhandelbar und kann daher darüber liegen.

• Das klingt nach einer spannenden Herausforderung? Wir freuen uns auf deine aussagekräftige Bewerbung - Let’s swing together!

Swing Kitchen steht für nachhaltigen Genuss, gelebte Vielfalt und ein starkes Miteinander. Mehr über uns: www.swingkitchen.com

Deine Ansprechperson:
Katharina Skrinjer | People & Office
Fragen kannst Du gerne an die E-Mail-Adresse [YjY0dGFnOmpvYnMud2llbkBzd2luZ2tpdGNoZW4uY29t] richten.

Deine aussagekräftige Bewerbung gerne auch im Videoformat per E-Mail an: [YjY0dGFnOmpvYnMud2llbkBzd2luZ2tpdGNoZW4uY29t] schicken.

Eckdaten

Vertragsart:	Unbefristeter Dienstvertrag
Stundenanzahl:	40 h/Woche
Gehalt:	34594,00 EUR pro Jahr